עדכונים

תמונות אחרונות

IMG-20171124-WA0015

דו"ח אמצע שנתי – ועדת ביקורת תשע"ז

‏05 בפברואר 2017

 

אל: ועד עמותה בית החינוך הדמוקרטי 'שחף'

קהילת בית החינוך הדמוקרטי 'שחף'

 

הנדון: דו"ח ביניים ועדת ביקורת – עמותת בית החינוך 'שחף' – שנה"ל תשע"ז

 

  1. כללי:
  • ועדת הביקורת הינה מנגנון מרכזי המשרת את העמותה ומבקר את פעילותה בהתאם לחוק העמותות. לועדה אין מנדט לבחינת התהליכים הפדגוגיים בבית החינוך ולכן אינה עוסקת בתחומים אלו.
  • במרוצת החודשים האחרונים השתתפו חברי ועדת הביקורת במפגשים עם ועד העמותה ועם ועדת התקציבים. המפגשים תועדו בנפרד בדו"חות פנימיים.
  1. התרשמות כללית מפעילות ועד העמותה:
  • ועד העמותה נפגש באופן קבוע, מנהל ישיבותיו ע"פ מצע מוכן מראש ומתעד היטב את סיכום הישיבות והמטלות לביצוע.
  • בין חברי הועד חלוקת תפקידים ברורה המאפשרת טיפול בנושאים השונים במקצועיות ע"פ יתרונו היחסי של כל חבר ועד.
  • חברי הועד רתומים מאד לפעילות הועד, תורמים מזמנם מעל ומעבר לניהול התקין של הועד וכפועל יוצא לניהול בית החינוך בכלל.
  1. התרשמות כללית מן ההתנהלות התקציבית:
  • בשנת הלימודים הנוכחית מונתה מנהלת אדמיניסרטיבית לבית החינוך. שיתוף הפעולה בינה לבין ועדת התקציבים ובין ועדת התקציבים לבין ועד העמותה הדוק ומאפשר תכנון, ניהול ובקרה נאותים לתחום התקציבי.
  • ועדת התקציבים מתנהלת באופן מסודר ויעיל.
  1. המלצות להמשך:
  • חזון בית הספר –
  • נכון לפעול לניסוח חזון בית ספרי ולאשרו באסיפה הכללית.
  • תקנון עמותה –
  • נדרש לעדכן את התקנון ולאשרו בתהליך סדור.
  • יש לשקף את התקנון המעודכן לחברי הקהילה.
  • אסיפות קהילה –
  • נכון לכנס את כלל חברי העמותה (קהילה) למפגש עדכון עיתי, לפחות פעם אחת במהלך שנת הלימודים (מעבר לאסיפת העמותה הקבועה ע"פ חוק).
  • נדרש להציג מצע מבעוד מועד, לפחות שבוע טרם כל אסיפה או מפגש של חברי העמותה, בדגש לנושאים הבאים:
  • נושאים להחלטה.
  • פרסום עקרונות חלוקת התקציב טרם אישורם.
  • הצגת תפקידים לבחירה וקריאה להעלאת מועמדות.
  • יש להגדיר בתקנון העמותה את סטנדרט ההצבעה באסיפות השונות. הועדה מדגישה כי מטעמים רבים לא נכון לאפשר הצבעה באמצעות יפוי כוח, ללא נוכחות באסיפות העמותה.
  • ניהול תקציבי –
  • נדרש להסדיר נהלים כתובים ולפרט את חלוקת הסמכות והאחריות בין השותפים לניהול התקציבי וכן את המנגנונים לפעולות בעלי התפקיד.
  • יש לבדוק האם קיימות הוראות קבע ישנות בחשבונות העמותה ולפעול לבטלן, במטרה להתחקות על חיובים לא ברורים.
  • יתרות עובר ושב בחשבונות העמותה – נכון להעביר מחשבון העו"ש לערוץ השקעה חסר סיכון.
  • נבחן נושא ההפרשות הסוציאליות לעובדי העמותה.
  • עבור חלק מהעובדים נדרש להמשיך טיפול לשם גישור על פערי עבר פוטנציאליים בהפרשות.
  • ועדת הביקורת תמשיך לבצע מעקב על נושא זה.
  • פעילות הועדות –
  • הועדות מהוות מנגנון ניהולי מרכזי בפעילות בית החינוך הדמוקרטי.
  • נדרש להגדיר יעדים שנתיים לכל ועדה.
  • על הועדות לעדכן את הקהילה אודות עמידתן ביעדים שהוגדרו.
  • סמכות ואחריות הועדות נדרשים להיות מוגדרים היטב בתקנון העמותה.
  1. בחודשיים הקרובים תפעל ועדת הביקורת לקיום מפגש עם ועד העמותה לשם קבלת התייחסות להמלצות ולעדכון באשר לסטטוס הטיפול בהן.
  2. על החתום – חברי ועדת ביקורת תשע"ז:
  • בלמקר יוני.
  • כהן ירון.
  • לוי ברק.